Maintien opérationnel du dispositif dans le temps

Le maintien opérationnel du Plan Communal de Sauvetage (PCS) dans le temps nécessite un vrai travail. il est donc nécessaire de désigner un référent PCS chargé de le maintenir à jour et de le faire évoluer.

Maintien à jour des données

Les documents composant le PCS doivent être conçus pour faciliter et suivre les mises à jours. En effet, le maintien à jour des données est la condition sine qua non de l'efficacité du dispositif au moment de la crise : si les numéros de téléphone ou les listes de matériels sont incomplètes ou inexistantes, l'organisation perdra un temps précieux au moment de la crise.

Une procédure de remise à jour des données doit être établie :

• quelles sont les données à contrôler,
• quelle est la périodicité de vérification,
• quels sont les moyens de contrôle du maintien à jour,
• qui est la personne (ou le service) ressource qui doit faire remonter l'information ou assurer cette vérification.

Généralement, le PCS, sous sa forme papier, est présent en plusieurs exemplaires au sein de la mairie. Afin de garantir une mise à jour de l'ensemble des exemplaires, il est nécessaire de mettre en place une procédure de suivi documentaire : un numéro de version, une date de mise à jour, un tableau récapitulatif listant les fiches composant le classeur, le numéro de révision en cours pour chaque fiche et la date correspondante.

Exercices et formations

Les exercices servent à mettre en œuvre de manière pratique les dispositions prévues dans le PCS, sans attendre une crise. Ils sont indispensables pour entraîner régulièrement les participants au PCS et la population à réagir de manière appropriée.
 
 Plusieurs types d'exercices existent :

• exercices partiels : mise en œuvre d'une ou quelques parties du PCS en faisant travailler certains des organismes ou des personnes prévus au plan.
• exercices généraux : mise en œuvre de l'ensemble des dispositifs prévus au PCS pour répondre à un événement y compris les moyens prévus sur le terrain et en y associant la population. Il s'agit d'exercices "grandeur nature".

Les actions de formation/information doivent permettre :

• à l'ensemble du personnel communal et des élus de connaître le dispositif,
• de transmettre des informations aux partenaires de la commune,
• de valoriser le travail de la commune auprès de la population,
• de motiver les intervenants et maintenir une appropriation forte pendant et après l'élaboration du PCS.

Retour d'expérience

Il consiste en une analyse méthodique de la gestion d'un événement afin d'en tirer des enseignements pour l'avenir. il constitue une opportunité de partage, d'apprentissage et de progression pour l'ensemble des acteurs de la crise.
 

Les acteurs du retour d'expérience :

• Un animateur : un élu ou un agent communal en charge du Plan Communal de Sauvegarde en partenariat, dans un souci d'objectivité, avec un acteur extérieur, si possible expérimenté dans le domaine de la gestion de crise (officier sapeur-pompier ou gendarmerie par exemple).
• Les participants : tous les acteurs de la gestion de l'événement, quels que soient leur niveau hiérarchique et leur statut (agents et élus communaux, bénévoles, représentants d'associations...).

Les 5 étapes du retour d'expérience :

• collecter les informations permettant de reconstituer chronologiquement la suite des événements ;
• conduire des entretiens individuels pour enrichir cette chronologie du témoignage des acteurs ;
• formaliser l'histoire commune en découpant la gestion de l'événement sous forme de séquences et en analysant pour chacune le contexte de la situation, les hypothèses envisagées, les décisions et les actions entreprises, les effets et les conséquences de ces dernières ;
• organiser une réunion de synthèse ;
• formaliser un plan d'actions.